Controle Patrimonial aliado dos gestores e do fisco

A importância do controle patrimonial sempre existiu, entretanto passou a ser mais relevante, após a mudança na legislação contábil em 2007 com a lei 11638/07. Geralmente o maior patrimônio das empresas (riqueza) é contemplado por bens que devem ser controlados por meio do Controle Patrimonial, (apenas exemplificando numa indústria o volume de máquinas produtivas, moldes, ferramentas, móveis, veículos, equipamentos de informática, entre outros; como saber o valor a localização o estado de conservação, entre outras informações). O Controle Patrimonial quando utilizado como ferramenta de Gestão relata essas e outras mais informações.

Existe a obrigação do controle patrimonial, entretanto, é desconhecida por parte dos gestores, uma vez que o Fisco pode vir a cobrar informações que somente serão possíveis de serem obtidas com a Gestão Patrimonial e muitas vezes, esses “controles” são realizados com planilhas de Excel, passíveis de erros e vulneráveis a alterações.

O Controle Patrimonial é uma ferramenta de Gestão utilizado por empresas públicas ou privadas que visa controlar de forma analítica os bens do Ativo Imobilizado (Máquinas, Veículos, Móveis e Utensílios, Equipamentos de Informática, Edifícios, Terrenos, entre outros), esse controle pode ser feito de forma gerencial somente ou também visando atender a legislação (Contábil) onde os bens são controlados fisicamente e monetariamente.

Os conceitos de Gestão estão a cada dia se atualizando, a transparência, sustentabilidade entre outros valores são cada vez mais conceituados no mercado de forma geral.

O Controle Patrimonial prioriza a transparência, o controle do Patrimônio da empresa, focando e lógico a atualização sempre que houver a necessidade, é possível obter informações de volume e monetárias por unidades/plantas, entre outras.

O controle patrimonial independente de qual seja a ferramenta utilizada somente tem a agregar a Gestão, entretanto, o Controle Patrimonial, além de uma ferramenta de apoio a Gestão é também uma ferramenta de apoio/suporte das informações ao Fisco, isso porque, mensalmente empresas se beneficiam da Depreciação Contábil (benefício fiscal), entretanto, não ter de forma analítica a composição dos valores contabilizados no Resultado da empresa pode com certeza trazer sérias complicações fiscais a empresa no que diz respeito a tributação de IRPJ e CSLL. 

A grande vantagem que após a implantação do controle patrimonial é fácil a manutenção e pode ser administrada pela equipe interna (geralmente a Contabilidade ou Controladoria na empresa) a vantagem é que é possível administrar com precisão os bens utilizados por centro de custos, a manutenção identificada por planta ou mesmo centro de responsabilidades, além de poder cobrar os gestores baseado no Controle Patrimonial. 

Atualmente auditorias, órgãos de fiscalização pública (tribunal de contas federal/estadual e municipal) e organizações certificadoras (ISO, ONA, entre outras) exigem que as empresas auditadas/certificadas apresentem laudos e controles patrimoniais realizados por empresas independentes para que possam validar e dar credibilidade aos certificados e demonstrativos a serem publicados.

Qual é o risco de não fazer o controle patrimonial? 

O Fisco Federal tem o compromisso de não aumentar a carga tributária, diante disso, a possibilidade de fazer valer o cumprimento das leis atuais e em contrapartida somente beneficiar os contribuintes que se beneficiam da lei de forma correta, faz com que o Controle Patrimonial tenha ganhado relevância nos últimos anos. Somente estará amparado legalmente com os benefícios da Depreciação Contábil, quem tiver o Controle Patrimonial para justificar as despesas de depreciação por itens mensalmente.

Como o controle patrimonial pode afetar o planejamento orçamentário da empresa? 

A Depreciação é um Custo/Despesas fixa da empresa, sua gestão é fundamental no dia a dia e também no planejamento orçamentário, visto que de posse do devido controle é possível definir se a empresa tem capacidade de expandir seu processo produtivo com os itens atuais ou necessitará de mais investimentos, além também de entender os benefícios que a empresa pode ter com a depreciação acelerada quando optar por utilizar 2º ou 3º turno, ou se beneficiando de benefícios (incentivos fiscais) da depreciação acelerada.

O controle patrimonial pode atuar para reduzir custos?

É comum as empresas que não dispõem do Controle Patrimonial realizar a Depreciação mensalmente de forma irregular no que diz respeito à legislação e com isso aumentar seus custos muitas vezes com patrimônios que não mais existem ou que estão em outras unidades, com isso destoando apurações em plantas diferentes. O devido Controle do Ativo Imobilizado da maior precisão a apuração dos custos e despesas da empresas para formação do preço de venda e também a devida apuração de resultado.

Como é feito o controle patrimonial?

O ideal é que a implantação seja realizada por empresas especializadas, para que as informações básicas necessárias sejam implementadas de forma padronizada. Uma vez em funcionamento o Controle Patrimonial pode e deve ser administrado pela equipe interna da empresa, entretanto para empresas que costumam ter movimentações relevantes (compras, baixas e transferências entre centros de custos ou unidades) é importante que seja realizado uma vez ao ano ou no máximo uma vez a cada dois anos um inventário para a atualização e validação da base Patrimonial.

*Walber Almeida Xavier de Sousa é sócio da AXS Consultoria Empresarial, Consultor e Assessor em Gestão Empresarial e Conselheiro Empresarial. Formado em Ciências Contábeis, possui pós-graduação em Contabilidade Gerencial e Controladoria e MBA em Gestão Empresarial. Nos últimos 20 anos atuou em empresas de pequeno, médio e grande porte nas áreas de Controladoria, Controle Patrimonial e Finanças.